Nachdem wir im letzten Beitrag zum Thema Moderation die unbeliebteste Aufgabe in einem Meeting behandelt haben, müssen wir uns heute um die wirklich unangenehmste Aufgabe kümmern.

In jedem Meeting, das irgendeinen Zweck verfolgt und das nicht nur ein Kaffeekränzchen ist, werden irgendwelche Aufgaben verteilt, die bis zum erneuten Meeting oder zu einem Stichtag erledigt werden müssen, damit „es weitergeht“ – womit und wohin auch immer das im spezifischen Fall ist.

Folglich muss jemand die Verantwortung übernehmen, die vereinbarten Todos der einzelnen Beteiligten nachzuverfolgen. Denn sonst – willkommen in der Wirklichkeit – stellen Sie beim nächsten Meeting fest, was alles nicht erledigt wurde und dass Ihr Projekt, Ihre Aufgabe, was auch immer der Kontext Ihres Meetings ist – gerade auf der Stelle tritt und es keinen Fortschritt gegeben hat. Und ziemlich sicher gibt es eine Person über Ihnen in der Hierarchie oder extern bei Ihrem Kunden, der Sie das erklären müssen. Keine gute Idee also, diese Führungsaufgabe schleifen zu lassen.

Am wichtigsten ist hier zunächst einmal, „dass“ sich jemand um die Nachverfolgung kümmert. Erst im nächsten Schritt geht es um das „wie“. Bestimmen Sie also im Meeting jemanden, der diese Aufgabe übernimmt. Wenn es sich um eine regelmäßige Veranstaltung handelt, kann die Rolle auch rotieren – ebenso wie die Dokumentation.

Diese Person sollte dann die vereinbarte Todo-Liste im Blick haben und die Verantwortlichen – die natürlich auch für jedes Todo festgelegt sein müssen – ein paar Tage vor dem Zieltermin freundlich anfragt, wie der Stand der Dinge ist. Das eröffnet die Möglichkeit, im Zweifel noch reagieren zu können, wenn aus irgendeinem Grund noch nichts oder nicht genug passiert ist.

Letztlich handelt es sich hier um eine Routine-Aufgabe, wie sie jeder Projektleiter für seine Projekte erfüllen muss. Informiert sein, was gerade passiert, frühzeitig erkennen, wenn etwas hakt, reagieren, wenn es nötig ist. Und es geht explizit nicht darum, der Trommler zu sein, der die Galeeren-Sklaven zu einer höheren Schlagzahl antreibt. Mit Fingerspitzengefühl, einem Blick auf die Situation der Beteiligten, Flexibilität in der Priorisierung und der nötigen Beharrlichkeit finden sich meist Lösungen für die Beseitigung von Engpässen.

Natürlich kann man diese Aufgabe auch mit Software-Tools unterstützen, wobei das aus meiner Erfahrung kein Ersatz für den persönlichen Kontakt ist. Tools sind lediglich eine Ergänzung, mit der die 80% der Todos, die vermutlich schon von den Verantwortlichen selbst zeitgerecht erledigt wurden, leicht zurückgemeldet werden können. So hat der Verantwortliche für die Nachverfolgung mehr Kapazitäten für die kritischeren Fälle. Eine Tool-Liste erspare ich Ihnen hier, denn in den meisten Organisationen sind die Tools ohnehin festgelegt und wenn Sie interessiert sind, finden Sie unter den Begriffen „Projektmanagement Tools“ oder „GTD“ (getting things done) ausführliche Listen mit allen möglichen und unmöglichen Tools.

Ich wünsche Ihnen viele erfolgreiche Meetings, in denen Sie feststellen, dass Sie gut auf Kurs geblieben sind!

Ihre Carola Kamuff