Diesen Satz haben Sie vielleicht schon öfter gehört, wenn jemand ein Meeting einberuft. Mir klingt das allerdings viel zu sehr nach Kaffeekränzchen und erinnert mich an den berühmten Spruch: „Wenn Du nicht mehr weiter weißt, dann gründe einen Arbeitskreis.“

Wenn man sich klarmacht, dass einer der größten Demotivationsfaktoren in Unternehmen „fruchtlose Meetings“ heißt, dann ist es besonders wichtig, schon der Vorbereitung die notwendige Aufmerksamkeit zu widmen. Es ist eben nicht damit getan, dass „man sich mal zusammensetzt“. Das ist Zeitverschwendung, multipliziert mit der Zahl der Anwesenden!

Im Gegensatz dazu kann ein gut geplantes Meeting Zeit, Geld und Nerven sparen, denn natürlich sind Meetings wichtig, weil in ihnen relevante Informationen ausgetauscht und Entscheidungen getroffen werden.

Wichtig ist also, wie das Meeting abläuft. Das ist die Verantwortung des Moderators, der sich schon im Vorfeld folgende Fragen stellen sollte:

• Warum treffen wir uns eigentlich (falls ich das nicht beantworten kann, warum treffen wir uns dann überhaupt)?
• Was sind die konkreten Ziele für das Meeting (Information, Diskussion, Entscheidung)?
• Wie können wir diese Ziele erreichen und welche Schritte sind dazu nötig (daraus ergibt sich die Agenda)?
• Welche Moderationsmethoden bieten sich für die Bearbeitung der Agenda an?
• Wie lange brauchen wir geschätzt für die einzelnen Schritte (als Referenz in die Agenda aufnehmen)?
• Wie lange muss das Meeting also dauern (wenn es mehr als ca. 90 Minuten sind, sollten wir dann lieber zwei Meetings planen)?
• Wer muss zwingend daran teilnehmen und wer kann einen aktiven Beitrag zu den Themen leisten (alle nicht genannten Personen haben in dem Meeting nichts verloren, denn es senkt ihre Produktivität)?
• Welche Materialien brauchen wir im Meeting?
• Welche Informationen sollten den Teilnehmenden zur Vorbereitung zur Verfügung gestellt werden (man kann Meetings deutlich verkürzen, wenn alle vorbereitet sind)?

Wenn alle diese Fragen beantwortet sind, dann ist ein erfolgreiches Meeting schon 100% wahrscheinlicher geworden!

Ihre Carola Kamuff