Oder: Wer schreibt, der bleibt? – Na, Danke!

Es gibt sicher viele Menschen, die gerne in Meetings sitzen – sonst würden vermutlich nicht so viele davon stattfinden. Aber eine Rolle im Meeting können wir mit 100%iger Sicherheit als die unbeliebteste aller Aufgaben in diesem Kontext einstufen: Das Protokoll zu schreiben

Gehören Sie auch zu der großen Gruppe, die sich mit Händen und Füßen gegen diese Rolle wehrt?

Was also tun, wenn alle anderen noch bessere rationale und irrationale Argumente haben als Sie, und das Protokoll an Ihnen hängen bleibt?

Na klar: Machen Sie es sich so einfach wie möglich!

Ein gut moderiertes Meeting – und das sollte der Standard sein – hat schon erhebliche Vorteile, denn der Prozess oder zumindest die Ergebnisse werden ohnehin visualisiert. Warum also nicht den einfachsten Weg gehen und mit dem griffbereiten Mobiltelefon die Inhalte abfotografieren. Damit sind schon 70 bis 80% der Aufgabe erledigt. Das bietet sich besonders bei der Agenda und der Todo-Liste an, die in keinem Meeting fehlen sollten.

Gut ist es auch, die Agenda schon vorher zu kennen, das gibt Ihnen mit ein paar Minuten Vorbereitung eine gute Struktur für die Dokumentation. Hier können Sie dann Stichpunkte (am besten bereits elektronisch aufgeschrieben) ergänzen, die zusammen mit den Fotos schon 90% der Arbeit ausmachen. Und Sie haben noch keine Minute Arbeitszeit verloren, weil Sie alles während des Meetings erledigen.

Die letzten 10% finden dann nach dem Termin statt. Vielleicht haben Sie Ihre Stichpunkte schon in ein vorhandenes Template geschrieben, ansonsten übernehmen Sie sie jetzt in ein solches. Die Fotos sind schnell eingefügt, vielleicht noch die eine oder andere Formulierung angepasst, die anwesenden Teilnehmer aufgelistet – wenn Sie das nicht auch bereits im Meeting erledigt haben – fertig.

Jetzt noch schnell versenden und der Job ist erledigt – bis auf einen Punkt, den wir aber im nächsten Beitrag zum Thema Moderation behandeln wollen – schauen Sie gerne wieder vorbei.

Ein Tipp noch für regelmäßige Meetings (z. B. Jour Fixes in der Abteilung): Von vielen Organisationen weiß ich, dass jeweils ein neues Protokoll geschrieben wird. Das ist nicht nur aufwändig, sondern macht das Nachverfolgen von Entwicklungen einzelner Themen extrem zäh, weil man sich durch alte Dokumentationen wühlen muss. Deshalb der Tipp: Schreiben Sie das Protokoll fort! Eröffnen Sie Themen als Tabelle im Protokoll und ergänzen Sie bei jedem Thema für jedes Meeting eine Zeile mit Datum, in der Sie die Stichpunkte hinzufügen. Abgeschlossene Themen verschieben Sie in einen Bereich am Ende. Gut eignet sich dafür auch ein Tool wie Trello, wo Sie das ganze elektronisch und für alle Teammitglieder einsehbar dokumentieren können.

Viel Spaß bei der unbeliebtesten Aufgabe in Meetings!

Ihre Carola Kamuff